Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable

DEFUP LLC, sociedad constituida en el estado de Florida (Estados Unidos de América), titular de la plataforma LexaNova. Correo para ejercer tus derechos: [email protected].

2. Dos papeles distintos

Responsable: de los datos de los usuarios de LexaNova (abogados, firmas y su equipo): nombre, correo, datos de facturación, uso y registros de actividad.

Encargado: de los datos que cada firma carga sobre sus clientes, procesos, correos y documentos. En ese caso la firma es la responsable del tratamiento frente a sus clientes y LexaNova los trata solo por su cuenta y según sus instrucciones.

3. Datos que tratamos

Identificación y contacto; datos de la cuenta y del espacio; procesos judiciales y actuaciones públicas; correos judiciales y sus adjuntos que el usuario conecte; documentos y evidencia de firma electrónica (identificación, correo, dirección IP, dispositivo, fecha y hora, credencial biométrica del dispositivo: LexaNova no recibe ni guarda la huella ni el rostro); datos de pago procesados por las pasarelas; datos de navegación anónimos de la página pública.

4. Finalidades

Prestar el servicio contratado; vigilar procesos, leer el correo judicial y agendar audiencias; firmar documentos y conservar su evidencia; soporte; facturación y cobro; seguridad y prevención de fraude; enviar comunicaciones del servicio y, si no te opones, novedades y contenidos sobre LexaNova; cumplir obligaciones legales; estadísticas agregadas.

5. Proveedores y transferencia internacional

Para operar usamos proveedores que actúan como encargados, algunos ubicados fuera de Colombia: alojamiento de servidores, Google (inicio de sesión), OpenAI (resúmenes y redacción asistida), Resend (envío de correos), Cloudflare (almacenamiento y DNS), Stripe y Wompi (pagos). Con la aceptación de esta política autorizas la transmisión y transferencia de datos a estos proveedores, que aplican medidas de seguridad adecuadas.

6. Seguridad

Cada espacio está aislado; las contraseñas de los buzones se guardan cifradas (AES-256); las acciones quedan en bitácora; hay copias de seguridad. Ningún sistema es infalible: ante un incidente que afecte tus datos te informaremos y a la autoridad cuando corresponda.

7. Tus derechos

Conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado del uso; revocar la autorización cuando no exista un deber legal o contractual de conservar los datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; acceder gratis a tus datos.

8. Cómo ejercerlos

Escribe a [email protected] o usa la pestaña Soporte. Las consultas se responden en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en quince (15) días hábiles, prorrogables en los términos de la ley. Si tu solicitud es sobre datos que una firma cargó como cliente, la trasladaremos a esa firma, que es la responsable.

9. Correos de novedades

Todo correo de novedades o boletín incluye un enlace para darte de baja. Los avisos del servicio (pagos, seguridad, cambios del plan) siguen llegando mientras tengas cuenta.

10. Conservación

Conservamos los datos mientras tengas cuenta y el tiempo adicional que exijan la ley o la defensa de reclamaciones. Si un plan de pago vence sin renovarse, tus procesos se conservan (el almacenamiento de procesos es ilimitado en todos los planes); los buzones y accesos del equipo que exceden el plan gratis se desconectan el día sesenta y uno (61), según las Condiciones de suscripción. Al cerrar un espacio, sus datos se eliminan o anonimizan tras el periodo de recuperación informado, salvo obligación legal.

11. Vigencia

Esta política rige desde el 2026-09-29 y puede actualizarse; los cambios sustanciales se informarán antes de aplicarse.